凡事多问自己三个问题，即可减少返工，缓解拖延，提升效率

职场中影响效率最大的原因是什么？

很多小伙伴反映第1个是因为返工，经常同样一件事要反复做好几次才能完成，本以为已经完成了，但交到领导那儿又被打回来重新做，因为质量不达标；第2个是因为拖延，明明知道应该早点做，可总是不愿意去做，总要拖着时间快到了才开始，但往往这个时候时间已经不够用了；第3个是因为混乱，有了任务，可却不知道如何去做，完全不知道该先做什么，后做什么，时间就在混乱中浪费了。

如何解决这三个问题？建议大家在做任何工作之前，都不要直接就上手做，先来问自己三个问题，等你将这三个问题搞清楚以后再开始，这样可以有效减少返工，缓解拖延，从而提升效率。

为什么

第1个问题是为什么，为什么要做这件事，也就是要搞清楚你做这件事情的目的是什么，还有最终的质量要求是什么。

领导分配任务了，很多人都是拿过来直接就开始按自己的理解去做，结果往往做完了才发现自己理解有误，目标没达到，质量不达标，不得不重要做，这样就会浪费很多时间。

现在领导让你今天下班前写一份项目报告，你会怎么去写？按自己的理解来讲，要写项目报告肯定得正规一点，开头要说明项目成立的背景是什么，还要有项目整体的介绍，项目所包含的功能模块也要介绍清楚，内容要写好多，而且还要有相应的图片图表等，相当复杂的。

结果花了很长时间终于写完了，领导却问你为什么没有当前项目的进度说明。领导要看项目报告，主要目的是想了解一下当前项目的进展，有没有延期风险，其它的背景介绍等这些领导是都知道的，现阶段根本不关心这些，所以质量要求就是写明项目进度就可以了，其它的都不需要。

如果在开始做之前多问几个问题，搞清楚了目的和质量要求，一次就可以完成，而且花的时间还少很多，这个效率提升的不只一点点。

如何做

第2个问题是如何做，明确了目的和质量要求，接下来该怎么做，有哪些方法也需要先来想明白。

要写项目报告，从来都没有写过就会感觉很复杂，很困难，而面对复杂困难的事，就会想着先去做一些自己熟悉的，简单的事，这样拖延就产生了。而当你搞清楚如何做后，也就不会觉得那么复杂和困难了，拖延也能缓解一些。

要写项目报告，先来想想有哪些方法可以完成，一种是自己按自己的理解来写，另外一种是可以找个模板，按模板来填写，还有一种是可以找同事要个之前完成的项目报告，在这基础上来进行修改。三种方法都可以完成，但最后一种看起来是最简单，最省事，也最直接的，那就选择这个方法。

拿过别人完成的先来看看，大体都有哪些内容，心中有个大概，也就知道并没有多复杂和多困难了，那就别拖着了，早点开始做吧。

做什么

知道了怎么做，接着第3个问题再来问下做什么，也就是要把完成这件事的一个大体步骤弄明白。明确了步骤，可以更好地安排计划，有了计划，时间就更好规划了，这样事情就不在混乱，变得可控，那效率也就提高了。

要完成项目报告，拿过别人的报告来看，主要是按模块来划分的，把每个模块的当前进度说明，还有当前遇到的问题是什么都写明，并且用图表的形式展现出来就行。

那自己要完成大体的一个步骤就是第1步要把项目模块划分清楚；第2步要把各个模块当前的进展数据汇总下，包含了计划时间，当前进度，是延期了还是提前了；第3步把汇总的数据用图表展示出来；第4步形成文档就可以了。

有了步骤，再来分配下时间安排，预估划分模块需要半小时，数据汇总半小时，形成图表麻烦一些，先安排一小时，形成文档半小时，也就是总共要两个半小时，那今天就要空出三小时来完成这件事。

这里也并不是三小时要全部连在一起，一口气完成，可以完成一个步骤后做其它的，只要一天内四个步骤能全部完成就可以，可以上午先完成前两个步骤，下午完成第三个，快下班时完成第四个。

明确了步骤，明确了时间安排，再去做这个效率也能高一些，而不是完全没计划，乱做一顿，结果忙了半天还是没完成。

以上就是减少返工，缓解拖延，提升效率的三个问题，建议不管是工作，还是生活学习，任何事在做之前都来问一下自己，都可以让自己更有目的地去做。

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